24 nycklar till självorganisering

Självorganisering innebär kortfattat att beslutsfattande och arbetsfördelning delegeras till teamet.
Gruppen utgår från företagets övergripande mål och löser uppgifter utifrån den bästa mixen av sina olika förmågor.

🔑Teamet måste själva utforska självorganiseringens nytta och anpassa arbetsformen löpande utifrån nya lärdomar.

Självorganiserande team är snabbfotade tack vare att de själva fattar beslut och organiserar sitt arbete. På så sätt ramlar inget mellan stolarna och de är rustade att hantera komplexa och oförutsägbara situationer i en miljö som snabbt förändras. Arbetssättet bidrar även till en större arbetsglädje.

🔑Teamet måste få uttalade befogenheter att organisera sitt arbete och fatta beslut.

Ja, man kan bilda ett team när man har flera medarbetare som jobbar mot ett gemensamt mål. Det gäller också att tänka bortom befintliga hierarkier och använda de informella nätverk som redan lever i verksamheten. En mer strikt hierarkisk organisation, där informella nätverk saknas, kan behöva en tydligare struktur för samarbeten över teamgränserna.

🔑 Börja med att få till ett optimalt arbetssätt i en mindre gruppering för att sen skala upp till alla som påverkar och bidrar till samma resultat.

Inte alls, men rollen förändras när teamet är självgående. Att inspirera till en tydlig riktning, röja hinder, öppna upp för nya möjligheter och bidra med helhetsperspektivet är avgörande i ledarrollen. En plattare organisation som bygger på förtroende, samarbete och självledarskap är snabbrörlig och gynnar både verksamhet och människor.
Läs mer om “Ledare i en föränderlig värld” här»

🔑 Nyckeln till framgång är ett klimat där ledaren har fullt förtroende för teamets förmågor och där nya idéer välkomnas och utforskas.

Medarbetare som bidrar till samma helhet med ett gemensamt mål och syfte kan utgöra ett självorganiserande team, det kan antingen vara en avdelning eller en grupp från flera avdelningar. Det är viktigt att teamet består av medlemmar som kan bidra med olika perspektiv - gruppen kan med fördel vara tvärfunktionell.

🔑 Alla relevanta perspektiv ska finnas representerade i teamets sammansättning för att nya lösningar ska bli heltäckande och bidra till nytta.

Ledarens främsta uppgift är att eliminera alla hinder som ligger i vägen för att teamet ska uppnå sina mål. Ledaren måste våga släppa kontrollen och ge teamet ett eget utrymme.

🔑 Ta ut en tydlig riktning som inspirerar och ge teamet uttalat mandat så att de kan ta fram och nå relevanta mål.

Backa tillbaka till ert uppdrag eller övergripande mål. Avsätt tid för att tillsammans förstå vad det innebär i praktiken. Vilka möjligheter, utmaningar och nyckelaktiviteter kan teamet se är avgörande för framgång? På så sätt blir det enklare att prioritera vad ni ska fokusera på för att komma vidare.

🔑 Det är avgörande att teamet gemensamt resonerar kring uppgiftens syfte och sammanhang.

En hög förändringstakt och ökad komplexitet ställer krav på att vi slår våra kloka hjärnor ihop. Att som team vara nyfiken på alla infallsvinklar och addera olika argument till en lösning stärker ett hållbart resultat.

🔑 Diskutera vad just er grupp behöver tänka på, utifrån era olikheter, för ett smidigt arbete och bra klimat. Enas om spelregler som ni tar med er på agendan i vardagen, som bidrar till att alla i teamet får göra sina röster hörda.

Utgå ifrån er verkliga situation och förstå vad som behöver göras för att målet ska vara möjligt att nå. Enas om vilka utmaningar och framgångsfaktorer som behöver tas omhand. Paketera till lämpliga nyckelaktiviteter som hjälper er att förverkliga målet.

🔑 Skriv om målet till något som är begripligt och relevant för er; t. ex. "vi ska åstadkomma … det gör vi genom att... a+ b+ c".

Försök förstå vad målet skulle kunna innebära för er, nytta ni kan bidra med, utmaningar ni löser osv. Ser ni ändå inte nyttan? Krysta inte fram aktiviteter som i realiteten inte tror på. Utifrån era olika perspektiv, förstå var uppgiften bäst hör hemma. Formulera era argument och för en dialog med relevant part.

🔑 Prata alltid ihop er om uppgifter och mål ni ansvarar för. Är ni inte rätt team för jobbet - förmedla det tydligt och fokusera på uppgifter där ni bäst bidrar med nytta.

Låt var och en skriva ner vilka nyckelaktiviteter de ser som viktigast för att förändringen ska hända. Gruppera likartade aktiviteter. Ställ frågorna "Vilka aktiviteter är vi överens om?", "Vilka är vi inte överens om?". Kom igång där ni är överens. När ni väl börjat jobba ihop och sett resultat är det lättare att ta hand om frågor där ni tidigare varit oense.

🔑 Det är alltid enklare att komma ur en låsning genom att först identifiera och fokusera på det som teamet är överens om.

Utifrån er aktivitetsplan, ha en öppen dialog om var och ens styrkor som kan bidra till resultatet. Prata också om vilka uppgifter som känns utmanande och inte lika roliga för varje person.

🔑 Lär känna varje förmåga i teamet och bemanna utifrån den som är bäst lämpad och/eller mest engagerad att ansvara för respektive aktivitet.

Oavsett om du är medarbetare eller chef; tänk på att chefsrollen ändras lika mycket som teamets roll. Den nya chefsrollen behöver utvecklas hand i hand med teamets utveckling mot självorganisering. Ledarskapet är en bland de andra förmågorna i teamet, med den specifika uppgiften att röja hinder och bidra med helhetsperspektiv.

🔑 Se självorganisering som en gemensam resa där teamet själva driver sitt arbete och ledaren agerar möjliggörare.

Boka in löpande avstämningsmöten där alla är med för att synka utifrån helheten. Lös uppgifter i små grupperingar med en bra mix av olika förmågor.

🔑 Nyckeln är att ta ett individuellt ansvar för den egna uppgiften, ansvar för arbetsgruppens resultat, och ansvar för helheten.

Även om någon roll i teamet "borde" vara den givna utföraren är det inte säkert att den är bäst lämpad för uppgiften. Prata både om vilken kompetens och förmåga som uppgiften kräver. Kan det vara så att mer än en behövs för att lösa den? Någon kanske tycker att uppgiften är kul? Det är bästa utgångsläget för genomförande. Att dela på en uppgift ger också fler perspektiv.

🔑 Roll på pappret och t.ex. senioritet är inte alltid den givna lösningen på vem som ska genomföra en uppgift. Intresse leder ofta till ett större engagemang.

Ta med slutanvändarna i organisationen som medskapare till utveckling av lösningar och arbetssätt så tidigt i processen som möjligt. Användarna är bäst lämpade att förstå hur systemet bäst kan stötta och bidra till nytta.

🔑 Delaktighet är nyckeln till att en stor komplex förändring ska mottas med entusiasm.

Se över modellen och prata om vilka delar som skulle kunna bidra till ett smidigare arbetssätt. Det är inte givet att en agil modell matchar alla team eller uppgifter. Syftet är att den nya lösningen ska bidra till nytta. Prata ihop er om hur modellen bäst kan anpassas efter teamets behov. Vid behov, säkerställ också att arbetssättet fungerar för berörda utanför teamet.

🔑 Vila tryggt i att teamet har de bästa svaren.

Sätt ihop ett tvärfunktionellt team av medarbetare från de mest kritiskt berörda delarna i verksamheten. Teamet sätts samman av de som tycker att införandet låter spännande, de får rollen som champions. Utse en samordnare. Championteamet bidrar både till förankring utifrån helheten och kan värva sina kollegor att vara med i arbetet.

🔑 De som själva berörs av en förändring vet vad som behövs för att kollegorna ska motta system och arbetssätt med entusiasm.

Välj ut ett relevant område och planera för en mindre förändring i närtid. Utvärdera vad som fungerat bra, behöver justeras eller vad som inte funkar alls. Justera upplägget inför nästa delområde i förändringsresan. Dela insikter, justera och skala upp steg för steg. Stäm löpande av resultatet utifrån den tänkta nyttan och helheten.

🔑 Dela upp en större förändring i avgränsade delar och testa lösningar i liten skala. Ett hållbart arbetssätt växer fram genom att skala upp steg för steg.

Är källan till problemen ofta densamma? Om inte, vilket område orsakar mest störningar? Enas om vem eller vilka utanför teamet som påverkar resultatet och bjud in till dialog. Hitta ett gemensamt arbetssätt som underlättar för alla inblandade och stäm av löpande.

🔑 Det räcker inte alltid att göra förbättringar i sin egen grupp. Se till helheten och bjud in de som också påverkar till dialog. Förbättra tillsammans.

Ligger ett hinder i vägen för något team behöver det förstås röjas till att börja med. Enas om ett sätt att bygga upp best practice och dela mellan teamen där alla uppmuntras att fylla på. Inspirera varandra genom att tex göra filmklipp eller korta intervjuer med vad som funkar och också det som inte funkade så bra.

🔑 Att visa på lärdomar från både framgångar och fallgropar i ett team kan bidra till viljan att lyckas i andra.

Bestäm ett enkelt sätt för att samla teamet utan framförhållning. Så många perspektiv som möjligt behövs när det oväntade dyker upp. Ta fram en checklista med korta frågor "Vad har hänt? Hur påverkar det oss? Vad gör vi nu? Långsiktigt? Vem/vilka gör vad när? Prata i teamet om risker, konsekvenser och förebyggande åtgärder generellt. Det kan hålla nere antalet överraskningar.

🔑 Enas om hur ni snabbt kan samlas, ringa in ett oväntat problem och förstå vem är bäst lämpad att lösa vad. Be om hjälp vid behov.

Enas om en enkel rutin för att löpande reflektera över vad som funkat bra, mindre bra och vad teamet lärt sig. Fira varje delsteg i all enkelhet. Hylla både bra resultat och lärdomar där allt inte gick som det var tänkt. "Misslyckanden" ger bästa insikten till nya lösningar och hur man ska undvika fallgropar framåt. Hylla dem!

🔑 Hållbara resultat och utveckling över tid kommer utifrån att löpande reflektera, justera och fira både framgångar och fallgropar.

Vårt tips handlar om flera skickliga självorganiserande team i en medelstor organisation med en trygg och empatisk ledare. Teamen har en tydlig målsättning och deadline. De har identifierat sina styrkor och fördelat uppgifterna. På så sätt löper jobbet smidigt och de lyckas överträffa sin leverans år efter år efter år.

🔑 Det är avgörande att teamen får gröt och julmust så att de håller sig motiverade.

TIPS! Se en dokumentär om teamen, du hittar dom i Tomteverkstan idag kl 15 på SVT1. 🎅

👉 Det finstilta :) Ni förstår säkert att vi ser mångfald och tvärfunktionella roller i ett team som en stor styrka. Vi anser inte heller att ledaren måste vara en man med pondus och skägg.

🤶 Vi hoppas att du haft glädje och får nytta av våra 24 nycklar till självorganisering!

Från oss alla, till er alla, en riktigt God Jul!