Lyckas med förändring som ger önskade effekter
Bild från Pixabay | mariananbuSjälvorganisering med inspiration av svärmintelligens
När din organisation står inför en förändringsresa vill ni såklart att alla berörda medarbetare ska vara motiverade och engagerade, eller hur? Men det kan upplevas som en stor och svår uppgift, och extra svårt om organisationen är utspridd över hela landet. Eller om olika enheter och avdelningar har sin egen kultur, sina egna arbetssätt och olika syn och inställning till en viss förändring.
Vi implementerar självorganiserande team med inspiration av svärmintelligens för att åstadkomma en lyckad och hållbar förändringsresa. Det kan t.ex. innebära att vi bygger upp ett nätverk av champions inom organisationen. De blir ambassadörer som driver förändringen och värvar kollegorna till att vilja att vara med. Att inkludera berörda medarbetare i utvecklingsarbetet är nyckeln till motivation och en hållbar förändring.
Många förändringsprojekt upplevs som misslyckade
Visste du att många företag upplever att deras förändringsprojekt misslyckas med att nå sina mål/syften, allra helst på längre sikt? Det visar till exempel Change and Communication ROI Study av Towers-Watson, som säger att 55% lyckas initialt men att enbart 25% av undersökta förändringsinitiativ var framgångsrika på lång sikt. (Studien löpte över tio år med fokus på kopplingen mellan goda ekonomiska resultat och effektiv förändringsledning.)
Idag är det vanligt att företag arbetar efter olika agila metoder och ramverk, t ex DevOps, Scrum, SAFe, men många upplever ändå att det är mycket svårt att få till de förändringar som krävs för att medarbetarna ska anamma nya, gemensamma arbetssätt som ofta krävs om man till exempel implementerar ett nytt system. Eller att få till den beteendeförändring som behövs för att öka säkerheten i hela organisationen för att undvika phising-attacker eller ogenomtänkta överträdelser mot GDPR.
Digitalisering och ständig förändring i omvärlden innebär också att organisationen måste kunna agera snabbt och flexibelt, att vara ”rörlig i det rörliga” – och då krävs ett väl fungerade arbetssätt för självorganisering som blir en naturlig del i det dagliga arbetet.
Se upp för fallgroparna
Ett vanligt misstag är att Inte lägga tillräcklig med tid på att prata igenom vad en förändring faktiskt kommer att innebära i praktiken. När förändringsresan sedan ska kommuniceras blir det lätt olika budskap beroende på vem som beskriver förändringen. Dessutom tolkar olika medarbetare informationen på olika sätt vilket innebär att en osäkerhet kring förändringen riskerar att spridas.
Ytterligare en fallgrop är att tid sällan avsätts till att diskutera nyttan och förstå vad arbetet faktiskt kommer att innebära för de medarbetare/grupper som berörs.
Det är också vanligt att beslut om hur förändringen ska gå till fattas på högsta nivå utan förankring hos de som faktiskt berörs och som ska genomföra förändringen.
Det är också lätt att missa att förändringsarbetet många gånger inkluderar ett behov av ett förändrat beteende och arbetssätt i ledningsgruppen. De behöver agera som trovärdiga ambassadörer under resans gång. Följden blir ofta att den tänkta effekten uteblir efter att projektet sen avslutats.
En annan vanlig fallgrop i komplexa transformationer är att mycket tid, och frustration, läggs på att i förväg försöka beskriva en projekt- och förändringsplan med delsteg, trots att kunskap som avgör inriktningen initialt saknas. Kunskapen växer fram över tid i samverkan mellan olika nyckelpersoner inom relevanta områden.
En föränderlig värld kräver anpassning av organisation, arbetssätt och ledarskap
Vi har gått från förutsägbar ”endimensionell” utveckling utan större fokus på samverkan till oförutsägbar komplex utveckling utifrån många dimensioner. Idag måste man kunna hantera parallella händelser snabbt och smidigt med en förståelse för hur hela system påverkas, inte bara den egna rollen eller uppgiften.
Konsten är att anpassa metodik och struktur efter givna förutsättningar och den nytta som man strävar efter. Färdiga recept för framgång är bara en vägledning när man navigerar sig fram. Att bli mästare på att hantera det oväntade ställer krav på att vara lyhörd, att kunna situationsanpassa lösningar och ha rutiner för att fatta snabba beslut nära verksamheten. För att vara rustade att hantera det oförutsägbara behövs också en miljö som bygger på tillit och samverkan. Ledare behöver växla från kontroll till att agera möjliggörare - ge en tydlig riktning, röja hinder och bidrar med helhetsperspektivet. Läs mer om ledare i en föränderlig värld här »
Så hur får man det att fungera i praktiken?
Självorganisering med inspiration av svärmintelligens
Så hur kan vår metodik ”självorganisering med inspiration av svärmintelligens” bidra med hållbara lösningar på de problem vi lyft fram?
Vilka är egentligen bäst på självorganisering? Jo, naturen. Vi kan lära oss en hel del av just svärmars framgång att skapa de bästa förutsättningarna för att överleva. Alltifrån myror, fågelflockar, fiskstim till eldflugor och andra insektskolonier. Kännetecken för en svärm är ett gemensamt syfte att överleva på ett optimalt sätt och en förmåga att utbyta information med varandra genom några få enkla spelregler (t.ex. håll dig till gruppen, krocka inte med grannen och följ samma riktning som dina närmaste grannar). Informationen kan liknas vid en slags positiv självförstärkande feedback, Även om varje individ inte har överblick och bara fattar ett fåtal enkla beslut så kan svärmen tillsammans skapa sig en bild av omgivningen och blixtsnabbt anpassa sig till förändrade förhållanden,
Vi har översatt och inkluderat svärmprinciperna i vår metodik som guidar till självorganiserande team som klarar av att hantera vår snabbföränderliga värld.
Det innebär i korthet:
Samsyn kring uppgiften: Enas om syftet, målet och konkretisera uppgiften. Ringa in utmaningar, framgångsfaktorer och nyckelaktiviteter för uppdraget.
Lättrörligt arbetssätt: Välj smidigast arbetssätt utifrån förutsättningar och uppgift. Enas om få enkla spelregler för bästa samarbete. Håll en tajt dialog.
Delat ansvar och full förmåga: Lär känna varje förmåga i teamet och bemanna aktiviteter med bästa kompetensmix för uppgiften. Var och en tar parallellt ansvar för den egna uppgiften och gruppens resultat med utgångspunkt från helheten. Tillit, transparens och ett bejakande klimat gynnar både prestationsförmåga och välmående.
Testa, lär och skala upp: Ta vara på all kunskap i teamet. Börja i liten skala där uppgiften redan är tydlig. Testa, lär och justera. Skala upp efter hand.
Hållbart system: Enas om en rutin för att samlas, reflektera och fatta beslut vid oförutsägbara händelser. Ta gemensamt ansvar för tomrum och gränssnitt. Täck upp för varandra och be om hjälp.
Och hur kan man lyckas med förankringen i hela organisationen?
De medarbetare som själva berörs av en förändring vet vad som behövs för att övriga kollegor ska motta system och arbetssätt med entusiasm. Vår metodik hanterar det t.ex. genom att man sätter ihop ett tvärfunktionellt team av medarbetare från de mest kritiskt berörda delarna i verksamheten. Teamet sätts samman av de som tycker att införandet låter spännande, och de får rollen som champions. Championteamet bidrar både till förankring utifrån helheten och värvar sina kollegor att vara delaktiga i arbetet.
Sammanfattning av vad vår metodik kan bidra till i er verksamhet
Ni kan hantera oförutsägbara händelser med snabbhet
Ni bygger upp en robust miljö så även om både inre och yttre störningar uppstår eller nyckelpersoner försvinner, kommer team ändå att fullfölja sina uppgifter, t.ex. i en ny konstellation.
Ni får mer intelligenta lösningar som baseras på ert teams samlad kunskap
Ni får glada, välmående team som ansvarar för helheten och arbetar självständigt
Ni tar er bort från stuprör och personberoende
Ni skapar nya förutsättningar för medarbetare att använda sin kreativitet till att gemensamt hitta framgångsrika lösningar på komplexa problem.
Är du nyfiken på hur vi kan bidra till era framgångar?
Det här är Svärmintelligens
Svärmintelligens (även kallad kollektiv intelligens eller gruppintelligens) beskriver gruppers förmåga att fatta kollektiva beslut gemensamt och att uppnå bättre resultat genom samarbete än vad enskilda gruppmedlemmar kan.
Det kan t.ex. handla om en koloni av insekter inom samma art som arbetar utan kontroll och övervakning. Lagarbetet är till stor del självorganiserat, där koordination uppstår från de olika interaktionerna mellan individer i kolonin. Även om dessa interaktioner kan vara primitiva (till exempel en myra som bara följer spåret efter en annan), kan de tillsammans åstadkomma effektiva lösningar på svåra problem (som att hitta den kortaste vägen till en matkälla bland otaliga möjliga vägar). Det kollektiva beteendet som uppstår från en koloni med insekter från samma art kallas "svärmintelligens."