Så utformar du “lessons learned” som ger värde i framtida projekt
En effektiv process för "lessons learned"
I stora samverkansprojekt är det vanligt att varje organisation utvärderar projektet sett från sin egen synvinkel, separat från övriga parter. Det kan såklart även vara så inom organisationer, att olika avdelningar utvärderar större, avdelningsöverskridande projekt var för sig istället för att samlas för en gemensam "lessons learned". Vårt tips för att lärdomar ska tas tillvara och ge verkligt värde i kommande projekt är att det krävs en gemensam ansats.
Här är två nycklar till att genomföra "lessons learned" framgångsrikt:
1. Gemensam utvärdering från start till slut
Istället för att varje organisation (avdelning) utvärderar separat, samlas ni och genomför en gemensam lessons learned. Det ger en helhetsbild av projektet och säkerställer att alla perspektiv beaktas.
• Var tydlig med syftet med utvärderingen. Vad vill ni uppnå? Vilka frågor vill ni besvara?
• Skapa en trygg och inkluderande atmosfär. Alla ska känna sig bekväma att dela med sig av sina tankar och erfarenheter, vilket även skapar bättre förutsättningar för att även lyfta fram negativa erfarenheter.
• Använd en strukturerad metod för utvärderingen. Det finns många olika metoder att välja mellan, så hitta en som passar era behov.
2. Gemensamt undertecknande av slutsatserna
För att lärdomar ska fastna och verkligen tas med till nästa projekt, är det avgörande att alla berörda parter skriver under på de gemensamma slutsatserna. Det hjälper till att skapa delaktighet och ett ägandeskap som ökar chanserna att lärdomarna faktiskt implementeras i framtida satsningar.
• Utveckla en handlingsplan för hur ni ska ta lärdomarna vidare. Hur ska ni använda informationen i kommande projekt?
• Och glöm inte bort handlingsplanen; följ upp och utvärdera effekten av er den. Lyckas ni implementera lärdomarna i kommande projekt? Vilka resultat gav det?
Lärande organisation
Att lära sig av sina misstag är en av de viktigaste delarna för framgång. Genom att dela med sig av lärdomar och implementera förbättringar kan ni skapa en kultur av kontinuerlig utveckling som bidrar till en lärande organisation — och ni kan nå ännu bättre resultat i framtiden.