* Självorganisering med inspiration av naturens briljanta svärmintelligens*

När ni står inför en förändringsresa vill ni självklart att alla berörda medarbetare ska vara motiverade och engagerade, eller hur? Men det kan upplevas som en stor och svår uppgift, och extra svårt om organisationen är utspridd över hela landet. Eller om olika enheter och avdelningar har sin egen kultur, sina egna arbetssätt och olika syn och inställning till förändringar.

Många organisationer och företag som vi kommer i kontakt med upplever att det är mycket svårt att få till de beteendeförändringar som krävs för att medarbetare till exempel ska anamma nya, gemensamma arbetssätt som ofta krävs om man implementerar ett nytt system. Eller en beteendeförändring som behövs för att öka säkerheten i hela organisationen för att till exempel undvika phising-attacker eller ogenomtänkta överträdelser mot GDPR.

Och det är många förändringsprojekt som misslyckas med att uppnå sina mål/syften, och helst på längre sikt. I alla fall om man ska tro till exempel Change and Communication ROI Study av Towers-Watson, som angav att 55% lyckas initialt men att enbart 25% av undersökta förändringsinitiativ var framgångsrika på lång sikt. (Studien löpte över tio år med fokus på kopplingen mellan goda ekonomiska resultat och effektiv förändringsledning.)

Många företag arbetar redan idag efter olika metoder och ramverk, t ex DevOps, Scrum, SAFe, men har ändå inte fått till önskvärda beteende- och kulturförändringar. Digitalisering och ständig förändring i omvärlden innebär också att organisationen måste kunna agera snabbt och flexibelt, att vara ”rörlig i det rörliga” och att det blir en naturlig del i det dagliga arbetet.

Vanliga fallgropar

Ett av de största och vanligaste felen som företag gör är behandla förändringar som står för dörren som ett medvetandeproblem och inte ett beteendeproblem. Man tror att om kollegorna får tillräckligt mycket information och blir medvetna om problemet följer beteendet efter automatiskt. Men så är sällan fallet. Nyckeln är att fokusera på vad som i praktiken kan påverka beteenden och inte bara sprida information och öka medvenhetsgraden.

En annan fallgrop är att man har kulturen och människorna som en punkt på agendan men man sätter all tilltro till att det är ledningen och chefen som ska sätta och sprida en kultur som i sin tur bidrar till önskade beteenden under förändringsresan. Och även fast det såklart är viktigt att en förändring backas upp till 100% av ledningen så når det inte hela vägen fram till bestående beteendeförändringar hos kollegorna. Det räcker inte att medarbetarnas blir ”delaktiga” via sin chef, de måste bjudas in och själva arbeta fram lösningar som gör förändringen möjlig och bestående.

En annat misstag i stora transformationer är att fokus på förändringsledning endast läggs i början av ett projekt. Ungefär som en inspirerande kick-off som pekar ut riktningen och sedan tror man att allt ska rulla på. Att man kan spara in på förändringsledarrollen som mer eller mindre ses som överflödig. Följden blir ofta att den tänkta effekten uteblir efter att projektet avslutats. Förändringen blir aldrig förankrad i praktiken hos de som faktiskt ska arbeta i det nya, till exempel ett nytt system som kräver ett ändrat arbetssätt.

Framtidens organisation

Vi har gått från förutsägbar ”endimensionell” utveckling utan fokus på samverkan till oförutsägbar komplex utveckling utifrån många dimensioner. Idag måste man kunna hantera parallella händelser snabbt och smidigt med en förståelse för hur hela system påverkas, inte bara den egna rollen eller uppgiften.

Hur kan man organisera sig för det?

Det är räcker sällan, som vi tidigare varit inne på, att enbart inkludera medarbetarna med chefen som förebild. Det är inte så vi engagerar, motiverar och når fram på riktigt. Våra gamla typer av hierarkiska organisationer har mer eller mindre spelat ut sin roll och sättet vi organiserar oss på kommer förmodligen att förändras mer under kommande fem år än vad de har gjort de senaste femtio. Det är ineffektivt att verka i hierarkier där kontroll och silomentalitet dominerar. Istället är vi på väg mot organisationer som måste baseras på tillit, där vi står rustade för att hantera förändring för att kunna anpassa verksamheten.

Så i en traditionell hierarkisk organisation riskerar chefer och ledning att bli till flaskhalsar som begränsar utveckling och initiativ. Kompetenta människor som samverkar behöver sällan någon som säger åt dem vad de ska göra.

Men hur får man det att fungera i praktiken?

Självorganisering med inspiration av svärmintelligens

Så hur kan vår metodik ”självorganisering med inspiration av svärmintelligens” bidra med hållbara lösningar på de problem vi lyft fram? Om vi enbart ser till självorganisering och ett tillitsbaserat förhållningssätt utgör det en bra grund till att engagera och motivera till hållbara beteendeförändringar.

Men vi står även inför utmaningar där vi snabbt och smidigt måste kunna hantera parallella händelser, fatta rätt beslut, välja rätt handling, upprätta en bild av hur hela system påverkas och inte enbart se till sin egen roll. För att kunna möta och hantera den föränderliga, komplexa verkligheten inspireras vi därför även av svärmintelligens när vi guidar självorganiserande team, genom sex svärmprinciper som i korthet innebär:

  1. Awareness
    Ett gemensamt syfte med samsyn kring uppdraget. förståelse för gruppens och omgivningens potential och utmaningar. Självinsikt.
  2. Autonomy
    Självorganisering genom tajta feedbackloopar, samlad kunskap och få enkla spelregler. Mottot ”rörlig i det rörliga”.
  3. Solidarity
    Gemensamt och självständigt ansvar med full tillit till varandra. Uppgifter drivs och bemannas med bästa mixen av förmåga.
  4. Expandability
    Dynamiskt lärande där olika angreppssätt verkar parallellt. Sömlöst agerande med gemensamt ansvar för tomrum och gränssnitt.
  5. Resiliency
    Robust och självläkande system som snabbt ställer om vid oförutsägbara händelser Fokus på både inre och yttre störningar. (Self-healing)

Utmaningar och problem som vår metodik kan hantera och lösa

  • Verka framgångsrikt i oförutsägbarhet
  • Motstå störningar med snabb förmåga att omgruppera sig
  • Intelligenta lösningar baserat på samlad kunskap
  • Team som ansvarar för helheten och arbetar självständigt
  • Komma bort från stuprör och personberoende
  • Ge rätt förutsättningar för morgondagens medarbetare

[Svärmintelligens (SI) är det kollektiva beteendet hos decentraliserade, självorganiserade system, naturliga eller artificiella. Konceptet används i arbete med artificiell intelligens. Uttrycket introducerades av Gerardo Beni och Jing Wang 1989, i samband med cellulära robotsystem. SI-system består typiskt av en population av agenter eller individer som interagerar lokalt med varandra och med sin miljö. Inspirationen kommer ofta från naturen, särskilt biologiska system. Individerna följer mycket enkla regler, och även om det inte finns någon centraliserad kontrollstruktur som dikterar hur enskilda individer ska bete sig leder interaktioner mellan individerna till uppkomst av ett “intelligent” kollektivt beteende. Exempel på svärmintelligens i naturliga system: myrkolonier, bikolonier, fågelflockning, bakterietillväxt, fiskstim och mikrobiell intelligens. Källa: Wikipedia]

Är ni intresserad av att veta mer om självorganisering med inspiration av svärmintelligens?

Kontakta Peter Frisk för att resonera kring hur vi kan bidra till era framgångar:

peter.frisk@concreteit.se | 070-259 48 22

 

  1. Vi har även erfarna och kunniga konsulter inom systemutveckling, projektledning, förändringsledning, säkerhet och agil transformation.